5 Kỹ năng người tổ chức sự kiện cần có

Nếu bạn đang dự tính một nghề nghiệp như một người lập kế hoạch sự kiện , như là một thực thể độc lập hoặc với một công ty lập kế hoạch sự kiện, nó sẽ xử lý bạn để đảm bảo rằng bạn phù hợp với vai trò đó. Các nhà hoạch định sự kiện thành công nhất có một bộ kỹ năng ấn tượng. Dưới đây là năm công cụ lập kế hoạch sự kiện mà bạn sẽ tiếp cận thường xuyên và những công cụ có thể tạo ra hoặc phá vỡ thành công của bạn.

Có tổ chức cao

Trong kế hoạch sự kiện, nhiều nhà cung cấp và liên tục thay đổi danh sách việc cần làm cùng một lúc – trong khi giữ cho khách hàng của bạn hài lòng – có thể là thách thức đối với một số người và gây khó khăn cho những người khác. Được tổ chức cao là phải cho kế hoạch sự kiện thành công. Đối với những người lập và quản lý danh sách việc cần làm trong cuộc sống cá nhân của họ, việc tổ chức có thể đến một cách tự nhiên. Đối với những người khác đấu tranh để nhớ thời hạn, được tổ chức có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.

Các công cụ tổ chức cho các nhà hoạch định sự kiện có rất nhiều, từ phần mềm theo dõi đăng ký đến các mẫu cho biểu mẫu và bảng tính. Một danh sách kiểm tra việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện được tùy biến cho mỗi sự kiện là một trong những công cụ lập kế hoạch sự kiện có giá trị nhất bất kể khả năng tổ chức tự nhiên của bạn. Vì vậy, hãy tìm ra một hệ thống tổ chức phù hợp với bạn bởi vì đây là một trong những kỹ năng lập kế hoạch sự kiện quan trọng nhất mà bạn có thể có.

Cá nhân

Tất cả các sự kiện có điểm gì chung? Các nhà hoạch định sự kiện thành công là những người cá tính, hấp dẫn, những người giao tiếp tốt và những người lắng nghe xuất sắc. Lập kế hoạch sự kiện là một nghề xã hội trong đó kết quả – chính sự kiện – là một nhóm người, lớn hay nhỏ. Hiểu mọi người và thích nói chuyện với họ là một phần của công việc. Điều đó không có nghĩa là, là một người lập kế hoạch cho sự kiện, bạn sẽ dành phần lớn thời gian trong ngày của mình vào bữa trưa của khách hàng và uống cocktail tại các sự kiện xã hội. Lập kế hoạch sự kiện là công việc khó khăn và phần lớn được dành cho bàn làm việc với điện thoại hoặc máy tính, nhưng thái độ cá nhân là điều bắt buộc khi giải quyết một trong những nhiệm vụ lập kế hoạch sự kiện phổ biến này:

 Trong cuộc sống hàng ngày, hầu hết chúng ta đều nhớ những người dễ chịu, hữu ích với người mà chúng ta tương tác và sự tương tác đó có thể tạo ra trải nghiệm mang tính xây dựng hơn nhiều cho cả hai bên. Biết cách liên quan đến các tính cách khác nhau, cách kết nối với ai đó và tạo ấn tượng tích cực là chìa khóa để thành công. Không ai muốn làm việc với hoặc giúp đỡ một người khó nói chuyện, khó hiểu hoặc thô lỗ và không chuyên nghiệp theo bất kỳ cách nào, vì vậy hãy xem việc trở thành một kỹ năng lập kế hoạch sự kiện thiết yếu.

Nghe và giao tiếp rõ ràng

 Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời là rất cần thiết trong nhiều ngành nghề. Trong kế hoạch sự kiện, việc truyền thông sai có thể dẫn đến nhiều vấn đề cho cả người lập kế hoạch sự kiện và khách hàng, và một sự hiểu lầm đơn giản có thể có kết quả thảm khốc. Do đó, khả năng lắng nghe là rất quan trọng để bạn hiểu được nhu cầu của khách hàng.

 Sáng tạo

Các nhà hoạch định sự kiện thành công có ý tưởng, rất nhiều trong số họ. Và với sự sáng tạo đó có khả năng biến ý tưởng thành một thứ gì đó hữu hình. Ngay cả các nhà hoạch định cũng có thể có một tầm nhìn và đưa nó vào cuộc sống. Từ việc phát triển một chủ đề với ý tưởng độc đáo cho một bữa tiệc đến việc đưa ra một giải pháp trang trí giá cả phải chăng đáp ứng ngân sách nhỏ, sự sáng tạo là điều cần thiết khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Sáng tạo cũng đóng một vai trò trong việc giải quyết vấn đề. Có thể suy nghĩ sáng tạo, đưa ra các ý tưởng mới lạ để phát triển các giải pháp cho các vấn đề có thể tác động tích cực đến sự thành công của sự kiện của bạn.

 Đa nhiệm

Ở các giai đoạn khác nhau của quy trình lập kế hoạch sự kiện, có rất nhiều nhiệm vụ cần quản lý. Bạn có thể đang đàm phán hợp đồng khách sạn, gặp gỡ khách hàng để thảo luận về các khách mời tiềm năng, đặt một người cung cấp thực phẩm, phỏng vấn các nhà cung cấp cho thuê và khám phá các lựa chọn giải trí. Và đó chỉ là cho một sự kiện. Thêm nhiều sự kiện trong các giai đoạn lập kế hoạch cùng một lúc và kết quả cuối cùng là một hành động tung hứng. Các nhà hoạch định sự kiện thành công cần biết làm thế nào để đa nhiệm hiệu quả và giữ cho nhiều khía cạnh của sự kiện di chuyển đồng thời mà không làm rơi bóng vào bất kỳ nhiệm vụ nào.

 Thành công trong kế hoạch sự kiện nằm ở khả năng ưu tiên và tập trung vào từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên mà không bị phân tâm bởi những thứ khác hoặc bị choáng ngợp bởi vô số điều cần sự chú ý của bạn. Giữ bình tĩnh, tập trung và linh hoạt là các thuộc tính của đa nhiệm thành công.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *